Yubiq | Caso de Éxito

El Instituto Nacional de Física Nuclear (INFN), fundado en 1951, es una destacada institución pública de investigación italiana, reconocida internacionalmente por su excelencia. Se dedica a la investigación teórica y experimental en física nuclear, subnuclear y de astropartículas, explorando los componentes fundamentales de la materia y las leyes que los rigen. Con una historia larga y prestigiosa, el INFN busca ampliar los límites del conocimiento, desarrollar tecnologías de vanguardia y formar a los científicos del futuro.
Actualmente, la infraestructura del INFN incluye cuatro laboratorios, tres centros de investigación y un consorcio internacional, organizados en 20 secciones que mantienen estrechos vínculos con las comunidades académicas y científicas tanto en Italia como en el extranjero. La institución cuenta con alrededor de 6.000 investigadores y personal, incluyendo empleados internos y asociados como becarios de investigación, doctorandos y beneficiarios de subvenciones.
Para gestionar de manera eficiente y sostenible una organización tan compleja —sujeta al escrutinio de la comunidad científica internacional y de las autoridades nacionales— el INFN ha iniciado un proceso de digitalización, en el que la gestión documental juega un papel clave.

El Desafío

"Transformar una organización tan arraigada en el mundo analógico como el INFN para llevarla a la era digital requirió una revisión completa de sus procesos organizativos. Esta transformación debía cumplir plenamente con el Código de Administración Digital (CAD), desarrollado por AgID para guiar a las administraciones públicas en su transición digital", explica Claudio Ciamei, Responsable de Transición Digital en INFN.

Tras un análisis exhaustivo, el INFN diseñó una plataforma de gestión de flujos de trabajo que integra herramientas tanto personalizadas como del mercado, adaptadas a sus necesidades específicas. El objetivo era estandarizar, simplificar y optimizar todo el ciclo de vida documental, desde su creación y validación hasta su archivo, garantizando la integridad y validez legal de los documentos. Dada su importancia, muchos de estos documentos están destinados a convertirse en bienes culturales nacionales en el futuro.

El Enfoque

Para gestionar los procesos de validación, que son de los más complejos y críticos, el INFN seleccionó Yubiq Approve & Seal, una solución eficiente y fácil de implementar que se integra perfectamente en su plataforma de gestión de flujos de trabajo.

"No se trata solo de una herramienta de firma digital que admite tanto firmas electrónicas estándar como cualificadas —estas últimas disponibles para todo el personal que interactúa con el INFN—", explica Ciamei. "Es, en cambio, una parte integral del proceso de gestión documental de la institución".

Yubiq desempeña un papel clave en la organización del repositorio documental del INFN, mejorando la gobernanza y agilizando los flujos de validación. Esto hace que el proceso sea más rápido, sencillo y seguro. Además, permite la interacción remota con el sistema, una funcionalidad especialmente valiosa para los auditores encargados de la supervisión y el cumplimiento normativo.

El Impacto

Como en cualquier cambio importante, la implementación de un sistema de validación digital requirió un esfuerzo significativo en todos los niveles. Esta transición se gestionó con éxito a través de sesiones de formación, soporte práctico y simulaciones, permitiendo a los usuarios experimentar de primera mano los beneficios del sistema.

Entre estos beneficios destaca la reducción del tiempo dedicado a tareas administrativas, lo que libera recursos para actividades de mayor valor. Los esfuerzos invertidos en esta transformación han dado frutos, logrando los resultados esperados y representando un avance significativo en la evolución digital del INFN.