INFN, un libro firma Smart

L’Istituto Nazionale di Fisica Nucleare (INFN), fondato nel 1951, è un ente pubblico di ricerca che rappresenta una delle eccellenze italiane riconosciute a livello internazionale. Svolge attività di ricerca teorica e sperimentale nei campi della fisica nucleare, subnucleare e astroparticellare: di fatto studia i costituenti fondamentali della materia e delle leggi che li governano. INFN ha una storia lunga e prestigiosa e si pone l’obiettivo di spingersi oltre i confini della conoscenza, sviluppare tecnologie di frontiera e formare gli scienziati del domani. 
Oggi le infrastrutture che fanno capo all’ente comprendono 4 laboratori, 3 centri di ricerca e 1 consorzio internazionale articolati in 20 sezioni con forti legami con il mondo accademico e della ricerca sia italiano che internazionale. I talenti che afferiscono all’ente sono attualmente circa 6.000 e includono personale interno e associato, composto da assegnisti, borsisti, dottorandi, incaricati e di altra natura.
Per governare in maniera efficace e sostenibile un ente così complesso e variegato, il cui operato è costantemente sotto la lente d’ingrandimento della comunità scientifica internazionale e delle autorità nazionali, è stato avviato un processo di digitalizzazione nell’ambito del quale la gestione documentale riveste un ruolo di primo piano.

La sfida


“Per traghettare un ente fortemente radicato nel mondo analogico come INFN nella nuova era digitale è stato necessario avviare una profonda revisione dei processi organizzativi, nel pieno rispetto dei dettami del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) messo a punto da AgID per guidare la transizione digitale delle Pubbliche Amministrazioni”, ricorda Claudio Ciamei, Responsabile Ufficio Transizione Digitale di INFN.

Dopo una attenta analisi è stata ingegnerizzata una piattaforma di workflow che integra strumenti custom e di mercato, spesso personalizzati, con l’obiettivo di normalizzare, semplificare e ottimizzare l’intero ciclo di vita dei documenti, dalla produzione alla validazione sino ad arrivare all’archiviazione, garantendo sempre l’integrità e la validità giuridica dei documenti, spesso destinati ad essere riconosciuti beni culturali nazionali per la loro rilevanza.

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L'approccio


Per gestire i processi di validazione, tra i più complessi e delicati, è stato scelto Yubiq Approve&Seal, soluzione efficace e semplice da implementare e utilizzare che si integra in maniera trasparente con la piattaforma di workflow in essere.

“Non si tratta di un semplice strumento di sottoscrizione digitale che riconosce sia la firma elettronica semplice che la firma elettronica qualificata - quest’ultima in dotazione a tutte le risorse che interagiscono con l’ente - ma di una parte integrante del processo di gestione documentale globale”, assicura Ciamei.

Yubiq di fatto fornisce un importante contributo nell’organizzazione del patrimonio documentale dell’ente, nel miglioramento della governance e nella validazione dei documenti - il cui iter è ora rapido, semplice e sicuro - consentendo anche di interagire da remoto col sistema, un aspetto particolarmente importante per gli auditor che hanno compiti di supervisione. 

L'impatto


Come tutti i cambiamenti, anche l’adozione di un sistema digitale di validazione ha richiesto un forte impegno a tutti i livelli, affrontato con determinazione attraverso momenti di formazione, affiancamento e simulazione per farne toccare con mano i vantaggi, che comprendono anche un minor dispendio di tempo da impiegare in attività a maggior valore aggiunto. Sforzi che hanno sicuramente dato i risultati attesi.

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