Yubiq | Caso de Éxito

Belron® Group, líder global en la reparación y sustitución de cristales para vehículos, opera en 39 países de todo el mundo a través de centros propios y franquicias, con más de 30,000 empleados y millones de clientes atendidos. En Italia, el Grupo está presente desde 1988 a través de Belron® Italia, que gestiona las marcas Carglass® y Origlass®.
Carglass® está especializada en la reparación de cristales para vehículos, con 280 centros de servicio en toda Italia (alrededor de 220 propios y 60 afiliados) y 100 unidades de servicio móvil. Sus técnicas y procesos se actualizan continuamente en el Centro de Investigación y Desarrollo “Belron® Technical” en Bilzen, Bélgica, garantizando estándares de calidad globales consistentes y ofreciendo un servicio excelente en cada país.
Origlass® se centra en la distribución mayorista de cristales para automóviles, con un almacén principal de 12,000 metros cuadrados en Origgio (VA) y siete centros regionales que aseguran un servicio a nivel nacional. Desde 2013, Belron® Italia también gestiona Doctor Glass Group, un franquiciador que coordina a 150 afiliados especialistas en la reparación y sustitución de cristales para vehículos.

El Desafío

Para una empresa multinacional como Belron®, la comunicación es fundamental.

"Como Corporate Office, teníamos necesidades importantes relacionadas con la redacción y firma de documentos", explica Simona Palazzo, Jefa del Corporate Office. "También asumimos la responsabilidad de abordar los requerimientos de otros departamentos, como el Property Office para los contratos de arrendamiento y el Procurement Office para los contratos con proveedores".

La prioridad era encontrar una solución que garantizara un flujo de trabajo documental ágil, sin añadir complejidad, además de ser intuitiva y guiar a los usuarios a través de las diferentes etapas del proceso.
Otro requisito clave era contar con un repositorio centralizado y completo, capaz de almacenar y rastrear todo el proceso de validación de documentos.

El Enfoque

Para satisfacer todas las necesidades empresariales, en 2023 se implementó Yubiq Approve & Seal, una solución que integra diversas tecnologías de firma digital, desde firmas cualificadas hasta avanzadas. Tras un análisis inicial, el proyecto se completó en un plazo de tres meses, definiendo los tipos de firma según los roles de la empresa y las categorías de documentos.

Para facilitar la adopción, se creó una guía que describe las opciones de firma disponibles. "Dependiendo del documento", dice Simona Palazzo, "cada firmante tiene acceso a un portafolio de firmas. Gracias a la formación interna, los empleados fueron guiados hacia la opción más adecuada para cada tipo de documento".

El flujo de gestión documental es intencionadamente flexible, permitiendo que los documentos se envíen también a partes externas. Todos los documentos se almacenan de forma segura en cumplimiento con las directrices de AGID, con capacidades de búsqueda avanzada impulsadas por inteligencia artificial.

El Impacto

La decisión empresarial, tomada durante la fase de análisis, de adoptar un flujo de trabajo flexible ha demostrado ser un éxito, permitiendo superar rápidamente la resistencia interna. Este enfoque ha acelerado el proceso de firma, haciéndolo más simple y accesible. Gracias a Yubiq, los objetivos establecidos pueden alcanzarse en solo unos pocos pasos, garantizando eficiencia y facilidad de uso.

El proceso de digitalización de la empresa aún no ha concluido. Se están considerando nuevos desarrollos, como la implementación de funciones avanzadas de edición de documentos. Otro proyecto actualmente en fase de análisis es la integración de Yubiq DOA, un módulo dedicado a la gestión de delegaciones corporativas. Esta herramienta permite identificar a los firmantes autorizados y delegar funciones específicas, manteniendo un historial detallado de las delegaciones. Además, define con precisión los límites y poderes de los usuarios con capacidad de firma.