CARGLASS, documenti e processi di firma sotto controllo con YUBIQ

Il Gruppo Belron®, leader mondiale nella riparazione e sostituzione dei cristalli per auto, opera in 39 Paesi del mondo attraverso centri diretti e franchise, con più di 30.000 dipendenti e milioni di clienti serviti. Nel nostro Paese il Gruppo è presente dal 1988 con Belron® Italia, la società cui fanno capo Carglass® e Origlass®.
Carglass® è il brand che opera nel vetro con 280 centri di riparazione in tutta Italia (circa 220 di proprietà e 60 affiliati) e 100 unità per il servizio mobile, con tecniche e processi costantemente aggiornati dal Centro di Ricerca e Sviluppo “Belron® Technical” di Bilzen in Belgio, che promuove gli stessi standard di qualità in tutto il mondo al fine di garantire ai clienti un servizio eccellente in ogni Paese. Origlass® svolge l’attività di distribuzione vetri auto all’ingrosso, con un magazzino principale di 12.000mq ad Origgio (VA) e 7 hub periferici che garantiscono il servizio a tutte le regioni della penisola. A Belron® Italia fa anche capo, dal 2013, Doctor Glass Group, il franchisor che coordina 150 affiliati specialisti nel settore della riparazione e sostituzione dei vetri auto.

La sfida


Per una multinazionale come Belron®, le comunicazioni rivestono un'importanza cruciale.

"Come Ufficio Societario, avevamo esigenze significative legate alla redazione e firma dei documenti", spiega Simona Palazzo, Responsabile dell'Ufficio Societario. "Ci siamo poi fatti portavoce anche delle necessità di altri dipartimenti aziendali, come l’Ufficio Property per i contratti di locazione e l’Ufficio Procurement per i contratti di acquisto con i fornitori" racconta Simona Palazzo, Responsabile Ufficio Societario di Belron Italia, società cui fa capo il marchio Carglass®.

La priorità era individuare una soluzione che garantisse un flusso documentale snello, senza appesantire la gestione e che al contempo fosse intuitiva e guidasse l’utente nelle diverse fasi del processo. 
Altro aspetto fondamentale era disporre di un repository centrale e completo, capace di archiviare e tracciare l’intero processo di validazione dei documenti.

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L'approccio


Per soddisfare tutte le esigenze aziendali, nel 2023 è stato adottato Yubiq Approve & Seal, una soluzione che integra le tecnologie di firma presenti sul mercato, dalla qualificata alle avanzate. Dopo un’analisi iniziale, il progetto è stato completato in tre mesi, definendo le tipologie di firma in base ai ruoli aziendali e ai documenti.

Per agevolare l’utilizzo, è stato realizzato un vademecum sulle firme disponibili. "A seconda del documento – spiega Simona Palazzo – ogni firmatario dispone di un portafoglio di firme e, grazie alla formazione interna, è stato possibile guidare i dipendenti verso l’opzione più adatta per ogni tipo di documento".

Il flusso di gestione documentale, volutamente flessibile, consente anche l’invio a referenti esterni. I documenti sono archiviati in un sistema sicuro e conforme alle linee guida AGID, con ricerche avanzate supportate da intelligenza artificiale.

L'impatto


La scelta aziendale, presa durante la fase di analisi, di adottare un workflow libero si è rivelata vincente, consentendo di superare rapidamente le resistenze interne. Questo approccio ha accelerato il processo di firma, rendendolo più semplice e accessibile. Grazie a Yubiq, gli obiettivi prefissati possono essere raggiunti con pochi passaggi, garantendo efficienza e usabilità.

Il percorso di digitalizzazione aziendale non è ancora concluso. Si stanno infatti valutando ulteriori sviluppi, come l'implementazione di funzionalità evolutive per l'editing dei documenti. Un altro progetto in fase di analisi riguarda l’integrazione di Yubiq DOA, un modulo dedicato alla gestione delle deleghe aziendali: questo strumento consente di identificare chi ha l’autorità di firmare e come delegare specifiche funzioni, mantenendo uno storico dettagliato delle deleghe e definisce con precisione limiti e poteri degli utenti firmatari.

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