AUTOGUIDOVIE, un Siglo en Movimiento

Autoguidovie es una histórica empresa italiana de transporte público con sede en Milán. Fundada en 1908 por Alberto Laviosa, la compañía introdujo un innovador vehículo motorizado que combinaba un vagón ferroviario con ruedas de automóvil, reemplazando el tradicional sistema de cremallera por un motor diésel.

Después de la Segunda Guerra Mundial, durante las décadas de 1950 y 1960, Autoguidovie experimentó una rápida expansión, fortaleciendo tanto los servicios de transporte público como privado. Hoy en día, la empresa cuenta con aproximadamente 700 empleados y opera una flota de más de 500 autobuses, con nuevas unidades en camino. Al frente de la compañía está el presidente Camillo Ranza, miembro de la cuarta generación de la familia fundadora.

El Desafío

Autoguidovie ha desarrollado una sólida experiencia en TI, lo que le permite gestionar de manera eficiente servicios esenciales como la planificación de la fuerza laboral y la gestión de la flota. Entre las soluciones tecnológicas clave adoptadas se encuentran un data warehouse corporativo, un sistema AVM para el monitoreo en tiempo real de los autobuses y un sistema de cámaras para mejorar la seguridad y el control de accidentes.

"La innovación es una parte integral del ADN de nuestra empresa, un legado de la visión pionera de mi abuelo, Alberto Laviosa", afirma Camillo Ranza, presidente de Autoguidovie.

Sin embargo, con la expansión de la empresa en las zonas de Milán Sureste y Monza-Brianza en 2007, la gestión de documentos en papel se volvió cada vez más compleja e ineficiente. Para abordar este problema, en 2008, Autoguidovie se asoció con Yubiq para digitalizar documentos y optimizar su gestión, reduciendo el riesgo de pérdida de información.

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El Enfoque

Desde 2009, Autoguidovie ha digitalizado aproximadamente 8.000 documentos de correspondencia entrante y saliente, cerca de 30.000 registros administrativos, otros 30.000 relacionados con el personal, 50.000 informes y alrededor de 8.000 órdenes.  

El principal desafío fue capacitar a los empleados sobre la importancia de una gestión documental oportuna, incluyendo la catalogación y el archivado adecuado.  

Actualmente, 100 usuarios acceden al sistema de gestión documental, con un programa de formación dedicado para garantizar su uso eficaz. Este proceso es fundamental para mantener la eficiencia y precisión en los flujos de trabajo documentales.

El Impacto

Bajo el antiguo sistema, Autoguidovie generaba alrededor de medio millón de páginas en papel al año, de las cuales 100.000 quedaban sin usar, y cada documento se duplicaba hasta 15 veces. El costo estimado de procesar una sola factura en papel era de aproximadamente 18 €, y el 3 % de los documentos se archivaban incorrectamente. Aunque este porcentaje pueda parecer pequeño, recuperar un documento extraviado costaba alrededor de 120 €, lo que evidenciaba la necesidad urgente de una solución más eficiente.

Ahora, gracias a la digitalización, los documentos recibidos en las oficinas locales están disponibles de inmediato en la sede central y viceversa. Este sistema garantiza una trazabilidad precisa, permitiendo saber quién accedió a un documento y cuándo. El nuevo enfoque ha eliminado duplicaciones e ineficiencias, mejorando significativamente la gestión documental y reduciendo costos.

"Hoy ya no necesitamos rebuscar en archivadores para encontrar una factura, ni buscar en estanterías polvorientas los libros contables o los registros de IVA del año pasado. Incluso las nóminas están ahora en formato digital y almacenadas mediante archivado óptico", concluye Gabriele Pusinelli, Responsable de Sistemas de TI.

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