AUTOGRILL, cuando la Desmaterialización aporta Innovación y Eficiencia

Autogrill es el líder mundial en servicios de restauración para viajes, presente en 30 países con más de 46.000 empleados y unos 3.300 puntos de venta. Opera principalmente en aeropuertos, autopistas y estaciones de tren a través de contratos de concesión. Gestiona una cartera de más de 300 marcas internacionales y locales.

El Reto


En 2008, Autogrill reorganizó su estructura informática para mejorar la innovación y la eficiencia. Este nuevo modelo de «oferta y demanda» anticipó la reorganización administrativa de 2012. Ese año se creó el Centro de Servicios Administrativos (SSU Admin) para prestar servicios contables a las Unidades de Negocio de Italia, Francia y España. La reorganización incluyó el rediseño de procesos y la creación de un equipo dedicado a la gestión documental.

Los servicios ofrecidos incluían el registro de facturas, los movimientos de activos y la elaboración de informes para los cierres financieros. El cambio era necesario, ya que las operaciones de procesamiento estaban descentralizadas y eran independientes. Estos procesos se basaban principalmente en documentación en papel, con un pequeño número de facturas escaneadas tras su registro. La innovación era crucial para superar la ineficacia de un sistema manual y fragmentado.

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El Enfoque


Para mejorar los procesos administrativos, Autogrill decidió implantar la plataforma Yubiq de desmaterialización y gestión de documentos. Esto facilitó la adopción del EDI (Intercambio Electrónico de Datos), que hoy cubre el 65% de los documentos intercambiados con los proveedores. También se optimizó el proceso de digitalización de facturas en papel mediante tecnología OCR, y se estandarizó la gestión de otros documentos integrándolo todo en una única plataforma. Esto permitió automatizar la mayoría de los procesos, permitiendo a los operarios centrarse en tareas más complejas. Gracias a Yubiq, que ayudó a Autogrill a reorganizar las actividades de relación con los proveedores, un equipo especializado pudo encargarse del control y la normalización de las facturas. Como resultado, la automatización redujo a la mitad el número de facturas pendientes en los tres primeros meses, mejorando toda la cadena empresarial, incluidas las compras y la logística.

El Impacto


Autogrill logró una importante reducción de los costes administrativos, que disminuyeron un 35% gracias a una gestión más eficaz de las colas y los plazos irregulares. Tras optimizar estos procesos en Italia, la empresa tiene previsto reintegrar los flujos de documentos en Francia y España, donde el volumen anual de facturas ronda las 150.000, frente a las 540.000 facturas gestionadas en Italia, tanto de bienes como de servicios. El proceso de gestión de documentos ha pasado de un sistema manual a un procedimiento digital mucho más eficaz, que requiere una visión global de los flujos y procesos.

El objetivo a largo plazo de Autogrill es migrar todos los procesos documentales y administrativos, incluidos los relacionados con la entrega y el transporte, a una nueva plataforma digital. La empresa pretende crear un único ecosistema integrado para la gestión de documentos, procesos y flujos de trabajo, en el que la plataforma recibirá directamente los contenidos generados por las herramientas de Google, ya utilizadas internamente. Estas herramientas permiten gestionar todas las fases del ciclo de vida de los documentos, desde la creación y el desarrollo colaborativo hasta la producción y el archivo, optimizando la eficiencia y la trazabilidad de todas las actividades empresariales.

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