AUTOGRILL, quando la dematerializzazione porta innovazione ed efficienza

Autogrill è il leader mondiale nei servizi di ristorazione per chi viaggia, presente in 30 Paesi con oltre 46.000 dipendenti e circa 3300 punti vendita. Opera principalmente in aeroporti, autostrade e stazioni ferroviarie tramite contratti di concessione. Gestisce un portafoglio di oltre 300 marchi internazionali e locali.

La sfida


Nel 2008, Autogrill ha riorganizzato la propria struttura IT per migliorare innovazione ed efficienza. Questo nuovo modello di "demand and supply" ha anticipato la riorganizzazione amministrativa del 2012. In quell'anno è stato creato il Centro Servizi Amministrativi (SSU Admin) per fornire servizi contabili alle Business Unit in Italia, Francia e Spagna. La riorganizzazione ha incluso un ridisegno dei processi e la creazione di un team dedicato alla gestione documentale.

Tra i servizi offerti vi erano la registrazione di fatture, movimenti cespiti e il reporting per le chiusure di bilancio. Il cambiamento era necessario poiché le operazioni di processing erano decentralizzate e indipendenti. Questi processi si basavano principalmente su documentazione cartacea, con una piccola parte di fatture scannerizzate dopo la registrazione. L'innovazione era essenziale per superare l'inefficienza di un sistema manuale e frammentato. 

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L'approccio


Per migliorare i processi amministrativi, Autogrill ha deciso di implementare la piattaforma Yubiq per la dematerializzazione e gestione documentale. Questo ha facilitato l’adozione dell’EDI (Electronic Data Interchange), che oggi copre il 65% dei documenti scambiati con i fornitori. È stato anche ottimizzato il processo di digitalizzazione delle fatture cartacee tramite tecnologia OCR e uniformata la gestione di altri documenti, integrando tutto in un'unica piattaforma. Questo ha consentito di automatizzare la maggior parte dei processi, permettendo agli operatori di concentrarsi su attività più complesse. Grazie a Yubiq, che ha affiancato Autogrill nella riorganizzazione delle attività di relazione con i fornitori, è stato possibile delegare a un gruppo dedicato il controllo e la normalizzazione delle fatture, in questo modo l'automazione ha dimezzato le fatture in sospeso nei primi tre mesi, contribuendo a migliorare l’intera catena aziendale, inclusi acquisti e logistica. 

L'impatto


Autogrill ha ottenuto una significativa riduzione dei costi amministrativi, abbattendoli del 35% grazie a una gestione più efficiente delle code e delle scadenze anomale. Ora, dopo aver ottimizzato questi processi in Italia, l'azienda sta pianificando di re-internalizzare i flussi documentali anche in Francia e Spagna, dove il volume di fatture annuali è di circa 150.000, contro le 540.000 gestite in Italia tra merci e servizi. Il processo di gestione documentale è passato da un sistema manuale a una procedura digitale e molto più efficiente, richiedendo una visione d’insieme completa dei flussi e dei processi.

L’obiettivo a lungo termine di Autogrill è migrare tutti i processi documentali e amministrativi, compresi quelli legati alla consegna e al trasporto, su una nuova piattaforma digitale. L’azienda intende creare un unico ecosistema integrato per la gestione di documenti, processi e workflow, dove la piattaforma riceverà direttamente i contenuti generati dagli strumenti di Google, già utilizzati internamente. Questi strumenti permettono di gestire ogni fase del ciclo di vita dei documenti, dall’ideazione e sviluppo collaborativo fino alla loro produzione e archiviazione, ottimizzando l’efficienza e la tracciabilità di tutte le attività aziendali.

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