Yubiq | Caso de Éxito

El Grupo "Iper - La Grande I", un actor clave en el sector de la gran distribución, fue fundado en 1974 con la apertura de su primer hipermercado en Montebello della Battaglia (Pavía). En 1978, introdujo un nuevo modelo de gestión de productos frescos que impulsó su expansión. Tras una asociación con el Grupo Promodes, posteriormente fusionado con Carrefour, la empresa volvió a ser de propiedad completamente italiana en la década de 2000. En 2005, adquirió la cadena Unes y actualmente opera 26 hipermercados y alrededor de 230 supermercados, tanto de gestión directa como en franquicia.

El Desafío

Antes de 2006, "Iper - La Grande I" gestionaba el registro y la conciliación de facturas manualmente en cada tienda, con procesos fragmentados en hipermercados y centros logísticos. Cada establecimiento manejaba su propia documentación, archivando los registros en papel en la sede central, lo que demandaba importantes recursos organizativos. Anualmente, más de 850,000 facturas eran procesadas por más de 120 empleados locales, con el apoyo de 15 coordinadores centrales. A medida que la empresa se expandía a nivel nacional y el volumen de documentos aumentaba, este enfoque se volvió ineficiente y costoso.

En 2006, la empresa inició un proceso de digitalización para mejorar la eficiencia y reducir la carga administrativa. El nuevo sistema centralizó las operaciones, permitiendo un control más eficaz y una gestión optimizada del IVA. Esta transición implicó una reestructuración de los procesos internos y la colaboración con entidades externas.

El Enfoque

Para garantizar una ejecución fluida del proyecto, "Iper - La Grande I" nombró a un program manager y un equipo dedicado para supervisar el progreso y los resultados financieros.

En 2007, la empresa implementó el sistema de gestión documental de Yubiq, integrándolo con su plataforma administrativa existente. Este sistema digitalizó e indexó facturas en papel, acelerando la transición a formatos digitales como PDF y EDI. Como resultado, el registro de facturas se volvió más eficiente, reduciendo las obligaciones de IVA previamente acumuladas. La plataforma, accesible vía web, se integró con SAP, mejorando la eficiencia del back-office. Las interfaces nativas entre el sistema de gestión documental y SAP permitieron un intercambio de datos más ágil, mientras que el procesamiento por lotes se trasladó a operaciones nocturnas, optimizando el rendimiento diario.

Entre 2012 y 2013, la empresa avanzó aún más en su transformación digital al digitalizar y archivar legalmente los registros contables, minimizando las ineficiencias de la gestión en papel.

El Impacto

La automatización en la verificación de facturas mejoró significativamente, aumentando del 50% al 75% y eliminando la necesidad de intervención manual en el procesamiento de más de 800,000 facturas anuales. Este sistema se amplió más allá de las compras directas, abarcando también operaciones logísticas y de back-office, agilizando las transacciones entre empresas del grupo. El enfoque centralizado en la gestión de proveedores mejoró la eficiencia en la resolución de disputas.

El número de empleados dedicados al procesamiento de facturas se redujo a aproximadamente 30, lo que permitió reasignar recursos a otras actividades en tienda y aumentar la transparencia en la gestión. Se resolvieron problemas relacionados con precios no conformes y discrepancias en documentos, lo que mejoró la puntualidad en los pagos a proveedores.

La digitalización y el archivado digital legalmente conforme de los registros contables redujeron aún más las ineficiencias de la gestión documental en papel.

De cara al futuro, la empresa busca optimizar la gestión de facturas activas, que ascienden a aproximadamente 400,000 al año, y estandarizar el procesamiento de facturas de proveedores para los supermercados Unes, ya integrados en el sistema administrativo unificado.