GRUPO ENEL, la factura como motor de valor

 

El Grupo Enel se fundó en Italia en 1962 como Ente Nazionale per l'Energia Elettrica (Ente Nacional de la Energía Eléctrica) con el objetivo de consolidar casi todas las actividades de generación, transmisión y distribución de electricidad del país en una única entidad corporativa. En los últimos años, Enel se ha convertido en una empresa multinacional que opera en más de 40 países.

El Desafío


Operar como entidad multinacional añade complejidad a los procesos administrativos, algunos de los cuales se externalizan. Para hacer frente a este reto, la empresa se embarcó en un delicado proceso de estandarización y unificación, respetando al mismo tiempo la normativa específica del sector y la rigurosa supervisión de las autoridades pertinentes. Para el Grupo Enel, la digitalización es esencial para garantizar la eficiencia y la flexibilidad.

La división de Compras mejoró sus procesos integrando la gestión de licitaciones y contratos con SAP, eliminando las facturas en papel y racionalizando la contabilidad. El objetivo del proyecto era digitalizar todo el ciclo de vida de los proveedores, garantizando un sistema de gestión transparente y totalmente integrado desde el principio. Impulsado por la necesidad de simplificar el proceso de adquisición de facturas, el proyecto también incorporó elementos como la segregación de funciones y las políticas de grupo.

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El Enfoque


Rosario Farina, Jefe de Contabilidad General para Italia y Jefe de Proyectos de Facturación Electrónica y Archivo Digital, recuerda que Enel «inició la digitalización de todo su archivo documental ya en 2009, lógicamente empezando en Italia, con el objetivo de extender el mismo enfoque al extranjero».

Para cumplir los requisitos del proceso de contratación, se adoptó una plataforma de contratación avanzada, aprovechando la tecnología JAGGAER y con el apoyo del sistema de gestión de documentos y procesos Yubiq.

El proyecto involucró a la función AFC (Administración, Finanzas y Control), permitiendo a los proveedores digitalizar sus procesos desde la fase de licitación. Una vez cualificados, los proveedores participan en licitaciones y firman contratos, que luego se integran en el sistema ERP. Esto asegura un flujo de trabajo digital sin fisuras hasta la fase de facturación, garantizando una gestión coherente y una gobernanza global al tiempo que permite personalizaciones locales.

El Impacto


El objetivo inicial de contratación se superó, pasando de ser un simple portal de contratos a un sistema transparente de gestión de las relaciones con los proveedores. A través de una plataforma integrada, los proveedores pueden supervisar las facturas y los pagos, gestionar los datos IBAN y mantener la continuidad durante todo el proceso de facturación. La información ascendente verificada es válida para todos los procesos descendentes, lo que permite a los proveedores acceder a facturas precumplimentadas de Enel, que sólo requieren completar los datos que faltan.

«Esto ha dado lugar a una gobernanza que no solo se declara, sino que también se ejerce activamente, creando una relación digital estandarizada con impactos positivos en la digitalización de todos los participantes de la cadena de valor, beneficiando en última instancia a todo el ecosistema», afirma Rosario Farina.

Con toda la información disponible ahora en formato digital, Enel está explorando la integración de la minería de procesos para identificar ineficiencias, excepciones y otros problemas relacionados con los procesos. Al mismo tiempo, la empresa está evaluando la implantación de un sistema de confirmación, en el que las facturas podrían autoliquidarse automáticamente en el momento de su emisión.

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