Empresa italiana líder en la industria farmacéutica
Orquestando digitalmente el ciclo de vida de los contratos

Una multinacional moderna con una fuerte presencia de la familia fundadora, que opera en los sectores químico y farmacéutico en Europa, Estados Unidos y Asia. Cuenta con plantas de producción en Italia, Suiza, Francia, China y Brasil, además de 23 filiales en diversos países, incluyendo Sudamérica, Europa y Asia. En los últimos años, la empresa ha orientado su negocio principal hacia el desarrollo de tratamientos para enfermedades respiratorias raras.

El Desafío


El 90% de los contratos gestionados pertenecen al sector farmacéutico. Como en cualquier industria regulada, esto aumenta significativamente la complejidad de la gestión debido a la gran cantidad de partes involucradas. Cada año, se manejan 1,500 contratos a nivel mundial, procesados por diversos departamentos de la empresa. Inicialmente, los contratos se gestionaban principalmente por correo electrónico o en formato físico, lo que generaba un alto margen de error.  

La búsqueda de una solución digital integrada que combinara la gestión documental con capacidades de reporte y administración de procesos complejos llevó a la empresa a adoptar una solución de Contract Management basada en la plataforma Yubiq. Yubiq integra de manera fluida la gestión de flujos de trabajo, el manejo de datos, la composición de documentos y la colaboración entre múltiples usuarios, además de conectarse con dispositivos de firma electrónica.

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El Enfoque

La primera fase de implementación, completada en 2018 a nivel global y en 2019 para las filiales, incluyó la reorganización de documentos y formularios, así como la definición de flujos de validación. Este proceso permitió la gestión de diversos contratos mediante la creación de flujos de aprobación adaptados a cada tipo de contrato y la gestión de excepciones. Además, el seguimiento debía cumplir con las regulaciones de la FDA para el sector farmacéutico.  

El mapeo de cláusulas específicas para ciertas funciones permitió la estandarización de contratos, incorporando los elementos más críticos. El sistema también permitió definir flujos de aprobación según el tipo de contrato o los roles involucrados, asegurando que todas las aprobaciones fueran debidamente registradas.  

En 2022, se introdujeron firmas electrónicas integradas a través de Yubiq.  

Actualmente, está en marcha un proyecto de integración con el sistema ERP, que conectará el flujo de trabajo de contratos desde las solicitudes de compra (RDA) hasta las órdenes de compra. Esto mejorará la eficiencia del ciclo procure-to-pay, fortalecerá las políticas y la gobernanza relacionadas con los contratos, y optimizará la gestión de aspectos financieros, presupuestos y órdenes de compra.

El Impacto


La solución elegida ha cumplido plenamente con las necesidades de la empresa, simplificando el seguimiento del estado de los casos, la identificación de aprobadores, la generación de informes y la creación de vistas personalizadas para los usuarios.  

El sistema gestiona aproximadamente 1,500 contratos al año, compilando 3,600 expedientes, todos fácilmente accesibles gracias a una función de búsqueda avanzada.  

El camino hacia una gestión de contratos más eficiente y segura demuestra cómo la innovación tecnológica puede transformar las operaciones empresariales. A través de un enfoque estructurado e integrado y la adopción de soluciones tecnológicas avanzadas, la gestión de contratos ha mejorado significativamente, reduciendo riesgos y aumentando la eficiencia operativa.

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