EUROVITA (ahora CRONOS VITA ASSICURAZIONI) adopta la Redacción Regulatoria Integrada

Eurovita se formó mediante la fusión de Ergo Previdenza, Eurovita Assicurazioni y Old Mutual Wealth Italy. La compañía gestiona 16.000 millones de euros en activos y atiende a alrededor de medio millón de clientes. Opera a través de 60 acuerdos de distribución con redes bancarias, 11.000 asesores financieros y aproximadamente 100 agentes y corredores. En 2023, se renombró como Cronos Vita Assicurazioni.

El Desafío

Eurovita reconoció la necesidad de formalizar su marco regulatorio corporativo, un desafío esencial para una aseguradora sujeta a una estricta supervisión normativa. El cumplimiento se volvió aún más complejo debido a la rápida transformación de la empresa, lo que requería una solución flexible y de rápida implementación para garantizar un proceso regulatorio estructurado, estandarizado y alineado con el gobierno corporativo.  

El marco debía asegurar que cada normativa fuera fácilmente accesible para sus destinatarios, quienes debían conocerla y cumplirla. Cada etapa del proceso de emisión regulatoria debía ser trazable, con un fuerte enfoque en la validación y aprobación. Un aspecto clave era la identificación de las versiones vigentes de las normativas para garantizar el cumplimiento.  

El proceso regulatorio incluía múltiples pasos, desde la redacción de propuestas hasta el desarrollo del texto y la validación técnica por parte de los responsables. El objetivo era implementar una solución capaz de gestionar no solo las normativas procedimentales, sino todo el marco regulatorio corporativo, abarcando gobernanza, procesos y operaciones. El sistema debía facilitar la redacción, revisión y coordinación en todas las fases, asegurando un acceso fluido a las normativas en toda la organización.

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El Enfoque

Eurovita evaluó varias herramientas de Automatización de Procesos de Negocio y finalmente seleccionó la solución de Redacción Regulatoria Integrada (RIN) de Yubiq.  

La decisión se basó en su facilidad de uso, con herramientas avanzadas como Microsoft Word que permiten la inserción de etiquetas para la clasificación de documentos y la búsqueda semántica. Otro factor clave fue el rápido tiempo de implementación, que incluyó el motor de redacción, el flujo de aprobación y un portal de acceso. El sistema también permite la segmentación de destinatarios y el seguimiento de quién ha leído cada normativa. Cada etapa del proceso de redacción y aprobación, hasta la publicación, es completamente trazable y validada en múltiples niveles. La base de datos almacena todas las versiones de las normativas junto con sus períodos de vigencia. Además, el sistema se integró con Active Directory y la Intranet de la empresa.  

La implementación tomó aproximadamente cinco meses, con desafíos principalmente relacionados con la personalización del flujo de aprobación.

El Impacto

La aplicación RIN proporciona al Equipo de Organización un panel de control para monitorear el progreso de los procesos regulatorios de Eurovita. Este equipo supervisa la coherencia del marco normativo de la empresa, asegurando su alineación con las estructuras organizativas y las reglas de los procesos.  

La integración con Active Directory simplifica la gestión de perfiles durante los cambios organizacionales. Las funciones de búsqueda semántica y etiquetado mejoran la accesibilidad y mantienen la documentación actualizada. De cara al futuro, Eurovita planea seguir mejorando el portal de consulta, tanto en diseño como en funcionalidad.

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