El Principal Productor de Café Digitaliza su Procesos de Adquisición con YUBIQ

Una empresa histórica, reconocida por la calidad y el sabor aterciopelado de su café, ha ampliado su oferta para incluir máquinas de café, tazas de diseño y accesorios. Con un fuerte enfoque en innovación, calidad y sostenibilidad, ha obtenido numerosas certificaciones.

El Desafío

La empresa lanzó un proyecto de digitalización de compras para mejorar la eficiencia y liberar todo el potencial de sus proveedores fomentando la colaboración y el diálogo.

En los últimos años, la transformación digital ha sido un paso crucial hacia este objetivo. Para impulsar la transición, la empresa se asoció con Yubiq, encontrando un socio tecnológico con amplia experiencia que realmente comprendía nuestras necesidades.

Se lanzó una iniciativa a gran escala para diseñar procesos colaborativos, eficientes y fáciles de usar, lo que marcó una evolución estratégica para toda la cadena de suministro.

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El Enfoque

En 2018, la empresa implementó un portal para digitalizar las fases clave del proceso de adquisiciones, desde la acreditación hasta el pago. Al año siguiente, introdujo la facturación electrónica para optimizar aún más el proceso. En 2021, adoptó Yubiq Invoice Management, lo que permitió gestionar nuevas tareas y procedimientos, además de mejorar la visibilidad en la recepción de bienes y servicios. La plataforma permite la verificación automática entre facturas y órdenes de compra mediante un sistema de conciliación de tres vías, brindando a los proveedores acceso en tiempo real a sus facturas y plazos de pago a través del portal.  

El mayor desafío fue superar la resistencia de proveedores de larga trayectoria. Para facilitar la adopción, la empresa lanzó programas de capacitación interna y campañas de concienciación para aproximadamente 4.000 proveedores, destacando los beneficios en términos de eficiencia.  

Tras su éxito en Italia, el proyecto se extenderá a otros países. El siguiente paso será la incorporación de Yubiq Approval & Seal para centralizar la gestión de aprobaciones y firmas digitales.

El Impacto

El proceso de digitalización con la plataforma Yubiq ha generado múltiples beneficios: ha facilitado la comprensión y el uso de los procesos, permitiendo gestionar alrededor de 44.000 facturas al año de manera más eficiente. También ha agilizado y optimizado numerosas operaciones, mejorando la eficiencia general. Además, la automatización de tareas repetitivas ha liberado recursos para actividades de mayor valor.

"Yubiq Invoice Management ha simplificado y acelerado las interacciones entre todos los actores internos y externos, contribuyendo a establecer una colaboración más constructiva y sostenible."

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