AUTOGUIDOVIE: oltre 120 anni "sulle strade" dell’innovazione nella gestione documentale 

Autoguidovie, nata a Piacenza nel 1908 dall’intuizione dell’ingegner Laviosa, ha attraversato guerre, nazionalizzazioni e liberalizzazioni trasformandosi da realtà locale in un gruppo che oggi impiega 2.100 persone, trasporta oltre novanta milioni di passeggeri all’anno e sfiora i duecento milioni di euro di fatturato. Alla crescita organica si è aggiunta, negli ultimi quindici anni, una campagna di acquisizioni. Il risultato è un parco mezzi giovane, ma anche un mosaico di sedi, procedure e archivi che rischiava di appesantire l’organizzazione proprio mentre il mercato chiedeva più velocità e più trasparenza. 

Gabriele Pusinelli, Chief Technology Officer

Durante l’evento YUBIQ Insights25

La Sfida

Il gruppo Autoguidovie, in continua espansione, include fascicoli cartacei, contratti, verbali di servizio e fatture distribuiti in sedi diverse, protocollati con logiche differenti e spesso reperibili solo attraverso ricerche manuali. L’apertura del mercato alle gare per il trasporto pubblico locale e l’obbligo di fatturazione elettronica rendono insostenibile questa frammentazione, che rallenta la preparazione dei dossier di gara, espone al rischio di non conformità normativa e mantiene elevati i costi di gestione. L’azienda si pone quindi l’obiettivo di costruire un modello documentale uniforme, nato digitale, capace di garantire accesso immediato da qualunque sede, tracciabilità completa e riduzione del TCO, liberando risorse da destinare a innovazione ed ESG. 
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L'Approccio

Nel 2009 Autoguidovie ha ridefinito i processi e scelto Yubiq come repository cloud-ready e conforme alle norme. Protocollo informatico e rapporti di servizio sono stati i primi a migrare con ricerca in tempo reale. Dal 2011 il ciclo passivo, integrato con l’ERP, produce fatture native digitali, le valida e le conserva senza stampe. A seguire sono stati digitalizzati fascicolo del personale e 50.000 verbali sanzionatori annui, ora gestiti online dalla multa alla riscossione. Nel triennio 2020-2022 l’intera suite è passata alla Yubiq Communication Platform con firma digitale massiva, conservazione sostitutiva certificata e scheda documentale unica estesa in poche settimane a ogni nuova acquisizione. Le API collegano il repository a turni, bigliettazione e cruscotti ESG, rendendo i documenti interrogabili da analytics e intelligenza artificiale. 

L'Impatto

In pochi anni la gestione documentale di Autoguidovie si è trasformata da archivio statico a leva operativa. Il consumo di carta si è ridotto quasi a zero, la movimentazione fisica dei fascicoli è scomparsa e i tempi di ricerca sono passati da ore a pochi secondi. Il recupero delle sanzioni è aumentato grazie all’emissione immediata della multa e all’integrazione con i canali digitali di pagamento. Gli audit AgID e le verifiche degli enti regolatori si sono chiusi senza rilievi, supportati da evidenze digitali complete. Il TCO è calato, con gli spazi prima dedicati agli archivi che sono stati riconvertiti, mentre il personale amministrativo è stato riallocato su attività a maggior valore, come l’analisi di rete o la rendicontazione ESG.  

Ogni nuova gara ha avuto a disposizione un dossier digitale precompilato, consultabile online da autorità e commissioni, con tempi di risposta più rapidi e maggiore trasparenza. Il modello zero carta, replicabile in qualunque nuova controllata, ha costituito la spina dorsale informativa del gruppo. La stessa architettura è stata estesa al rinnovo del parco mezzi, associando a ogni autobus un fascicolo digitale con manutenzioni, certificazioni e consumi sempre disponibili, a conferma di un approccio che ha puntato su dati affidabili, processi snelli e capacità di innovazione continua. 

 

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