ZAMBON, dalla Carta al Cloud

La metamorfosi del Contract Management

Zambon, nata come impresa famigliare nel 1906, è una multinazionale farmaceutica dalle radici italiane, cui fa riferimento un centro di ricerca a Parma dedicato alle patologie croniche, l’acceleratore biotech Zcube e una fondazione per la divulgazione scientifica. Con circa 2.900 dipendenti e quasi 899 milioni di euro di fatturato, il gruppo vende in ottantasette Paesi attraverso ventitré filiali dirette e una rete di distributori. 

Alessandra Fidone, Legal Affairs Director
Daniela Sambuco, Contract Management System Specialist

Durante l’evento YUBIQ Insights25

La sfida

Zambon ha dovuto affrontare un caos contrattuale generato da e-mail, bozze Word, firme manuali e archivi fisici sparsi in tutto il mondo. Ogni accordo, dalla distribuzione, licenza, consulenza, studi clinici o marketing, richiedeva l’inserimento di clausole su farmacovigilanza, privacy, responsabilità 231 e cybersecurity. Cinque modelli standard non bastavano più a coprire le varianti di un portafoglio che cresceva con nuovi mercati e nuove molecole. Le funzioni tecniche intervenivano via e-mail, le scadenze venivano annotate in fogli Excel locali, con il rischio di perdere allegati o dimenticare rinnovi che aumentava a ogni passaggio. In un settore regolato come il Pharma, la lentezza e l’eterogeneità della carta esponevano l’azienda a costi occulti, possibili sanzioni e ritardi nell’avvio di progetti strategici. Serviva quindi trasformare il contratto da file statico in pratica digitale nativa, dotata di metadati, tracciabilità e valore probatorio, capace di ridurre i tempi di negoziazione e azzerare il rischio di non conformità. 

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L'approccio

Nel 2017 l’azienda ha scelto la piattaforma YUBIQ per ridisegnare l’intero ciclo di vita contrattuale con una logica process-first. Dal 2018 ogni accordo nasce direttamente come pratica digitale. Chi lo richiede compila una scheda guidata indicando società, controparte, oggetto e aspetti sensibili e la piattaforma genera automaticamente il percorso approvativo, coinvolgendo le funzioni legali o di compliance solo quando necessario. Tutti i materiali, dalle bozze, ai commenti, e-mail, allegati economici, rimangono nella pratica e ogni cambio di stato produce un alert, eliminando i documenti orfani che prima si perdevano tra caselle di posta. La firma digitale introdotta nel 2021 consente di sottoscrivere da remoto, con il file che rientra immediatamente nel repository, dove la conservazione digitale a norma garantisce valore probatorio.  

I template sono passati da cinque a cinquantuno, comprensivi di NDA e clinical trial agreement e altri contratti specialistici, con clausole costantemente aggiornate. La soluzione è diventata fonte unica di verità accessibile anche a marketing, finance e supply chain. Nel backend le API di YUBIQ interoperano con l’ERP e con i sistemi di business intelligence, rendendo i contratti interrogabili da analytics e algoritmi di intelligenza artificiale. 

L'impatto

In meno di cinque anni la gestione contrattuale di Zambon si è evoluta da flusso frammentato a leva di efficienza e trasparenza. I cicli di negoziazione sono passati da settimane a pochi giorni, addirittura a ore quando si usano i modelli standard, con allegati e versioni sempre reperibili e audit senza ricerche manuali. L’automazione ha eliminato corrieri, stampe e archivi fisici, riducendo i costi operativi e garantendo tracciabilità completa delle responsabilità e gli alert pre-scadenza hanno tagliato penali e semplificato addenda o rinnovi. La piattaforma oggi è scelta spontaneamente dai reparti perché porta alla firma più in fretta. Il gruppo dispone oggi di cinquantuno modelli conformi alle normative globali, di un repository che conserva la storia integrale di ogni clausola e di dati pronti per analisi predittive. Il prossimo passo punta sull’intelligenza artificiale per estrarre clausole, affinare la ricerca semantica e generare bozze già allineate a tipo di accordo, Paese e prodotto, trasformando il contratto in uno strumento vivo che segue il ritmo dell’innovazione scientifica e dei mercati. 

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