L'Approccio
Dopo un benchmark su realtà energivore che già utilizzavano la piattaforma, l’azienda ha adottato Yubiq come motore di workflow e gestione documentale, mantenendo l’ERP per la contabilità. Il progetto è stato rilasciato in tre ondate. La prima, in esercizio da inizio 2021, ha coperto l’intero asse requisition-ordine-ricezione-fattura-pagamento: Yubiq dialoga con SAP via ArchiveLink e IDoc, mentre un motore parametrico costruisce i percorsi approvativi in base a centro di costo, soglia e categoria merceologica. Ogni pratica digitale raccoglie la requisizione firmata, l’ordine, la bolla, il certificato di collaudo, la fattura XML/PA e la quietanza, insieme a tutti gli scambi e-mail.
Il rollout, concluso poco prima del secondo lockdown, ha garantito continuità operativa da remoto. Stabilizzata la prima ondata, la piattaforma è stata estesa a moduli successivi riutilizzando ruoli, firme digitali e regole di segregazione: qualifica fornitori con DURC e screening su watch-list internazionali, vendor rating su puntualità-qualità-sicurezza, autofatturazione estera bilingue, gestione subappalti con CUP, CIG e monitoraggio SAL, fascicolo digitale del personale, procedure di accesso ai siti con QR code collegato al “safety passport”. Il modello di licensing per processo, e non per utente, ha consentito di coinvolgere oltre 400 controparti esterne senza costi aggiuntivi rilevanti.
L'Impatto
Il tempo medio tra la richiesta d’acquisto e l’emissione dell’ordine è sceso da 18 a 5 giorni lavorativi; per importi sotto i 5.000 euro la procedura standard si chiude in meno di 8 ore. Il ciclo completo ricezione-pagamento è passato da 27 a 9 giorni. Le fatture con errori formali sono cadute dal 9 % a meno dell’1,3 %, grazie al three-way match automatico prima della registrazione SDI. Tutti i documenti ricevono impronta SHA-256 e marca temporale AgID; i log di workflow tracciano inalterabilmente sequenza e orario delle approvazioni, contribuendo alla chiusura degli audit ISO 9001 e ISO 55001 senza rilievi.
La digitalizzazione ha snellito l’operatività quotidiana, con i responsabili che firmano da tablet tramite SPID o CNS con worklist a semaforo e ricerca full-text (OCR nativo), mentre i buyer, sollevati dai solleciti, si concentrano su negoziazioni strategiche.
La base dati, oggi arricchita da oltre undici milioni di metadati, verrà utilizzata dal 2025 per l’estensione Yubiq AI Copilot: un Clause Miner che estrae penali e garanzie, uno Smart RFP Builder che compone capitolati attingendo a vent’anni di storici e una suite Spend Insights che segmenta i costi per impianto, commodity e CO₂ incorporata, a supporto dei KPI richiesti dalla CSRD. La sola estrazione automatica delle clausole è stimata in un risparmio di circa 1 600 ore uomo l’anno.
