SODALIS, come ottimizzare lo sviluppo dei prodotti sfruttando la collaborazione nei processi di gestione anagrafica dei materiali  

Sodalis Group è una realtà internazionale specializzata nello sviluppo di prodotti per il benessere, la cura della persona e della casa. Grazie alla crescita organica, con 2.056 dipendenti attivi a cavallo di sette Paesi, e a una oculata strategia di acquisizioni (28 nel giro di 34 anni) il gruppo può oggi contare su una ventina di power brands distribuiti attraverso un mix articolato: 60% nel mass market, il 19% nel canale Beauty, il 15% in quello Pharma e la parte residuale via e-commerce. Per il 2026 la stima di fatturato è pari a un miliardo di euro, valore più che triplicato rispetto ai 300 milioni registrati nel 2018. 

Lisa Guerreschi, R&D Technical Director e Daniele Nathansohn, Project Director

Durante l'evento YUBIQ Insights26

La sfida

L'approccio commerciale basato sul presidio di nuovi mercati tramite acquisizioni mirate è quindi vincente, ma comporta allo stesso tempo la capacità di gestire la complessità di un ecosistema sempre più esteso e diversificato, con linee di prodotto che devono rispondere a requisiti normativi differenti e processi di qualità e controllo che vanno via via integrati e omogeneizzati.
Per Sodalis è diventato necessario creare un modello che permettesse di lavorare in modo efficace e trasversale a tutte le realtà del gruppo, uniformando le procedure e fornendo strumenti che permettessero alle diverse aree aziendali di accedere ai dati tramite un modello condiviso e sicuro.
Questa esigenza correva in parallelo a quella di migrare da un sistema gestionale legacy a una piattaforma evoluta - nella fattispecie SAP S/4HANA - che contribuisse a garantire l'integrità del dato attraverso anagrafiche strutturate e compilate correttamente fin dal primo inserimento. Il vecchio sistema, infatti, consentiva la modifica delle schede a posteriori, creando difformità oltre che potenziali errori dovuti al data entry manuale. I codici in molti casi venivano importati da file Excel condivisi via e-mail, e ciascuna delle organizzazioni acquisite da Sodalis aveva una propria metodologia. Rivedere il processo, uniformarlo e renderlo più efficiente costituiva dunque la premessa per permettere alle attività di gestione dell'anagrafica di fare il vero salto di qualità
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L'Approccio

Il progetto sviluppato a quattro mani con YUBIQ aveva dunque sei finalità: semplificare la gestione delle anagrafiche, integrare documenti e informazioni, garantire qualità e coerenza del dato, raggiungere il pieno controllo dei processi, abilitare una collaborazione strutturata e, in ultima analisi, migliorare efficienza e governance, così da affidare alla produzione schede prodotto complete e prive di errori.
Per conseguire questi obiettivi il flusso è stato completamente ridisegnato, eliminando in toto il canale della posta elettronica. Il nuovo sistema infatti offre un'interfaccia che abilita gli utenti, ciascuno in funzione del reparto in cui è collocato, a compilare le schede prodotti solo con i dati di propria competenza. 
Si comincia con l'inserimento delle informazioni strettamente necessarie. Una volta processati, gli input attivano una prima chiamata a SAP sfruttando il codice materiale che si sta creando, e solo a quel punto parte il processo di collaborazione vero e proprio, suddiviso in passaggi strutturati. I file arrivano sulle scrivanie delle risorse coinvolte nell'iter, evidenziando a ciascun utente le sezioni di propria competenza da compilare. Superato questo step, il sistema invia di nuovo il documento all'ERP per un ulteriore aggiornamento dei dati. A questo punto l'elaborazione è completa e il file viene consegnato alla produzione.

L'Impatto

Il progetto, avviato circa un anno fa, è entrato ora nella sua seconda fase, che prevede l'allineamento dei dati in due sistemi tramite interfaccia sincronizzata (in attesa dello switch off all'ERP SAP, la vecchia piattaforma continua, infatti, a ricevere dati) e l'estensione delle metodologie sviluppate con YUBIQ alle altre società e alle filiali estere del gruppo Sodalis. 
L'obiettivo principale è quello di migliorare la gestione dello sviluppo di programmi multiprodotto. Basti pensare, nell'ambito cosmetico, ai vantaggi che un sistema del genere può apportare alla realizzazione di una gamma di rossetti di diversi colori, che condividono circa l'80% degli ingredienti di base. Grazie al nuovo sistema, la metodologia può essere implementata agevolmente per creare in modo simultaneo nuove schede prodotto, mantenendo gli attributi in comune e cambiando solo i dati relativi alla variante di colore.
A prescindere dagli sviluppi futuri, Sodalis sta già toccando con mano i vantaggi generati dalla piattaforma, che consente, oltre all'uniformazione delle informazioni e alla segregazione della visibilità dei dati sensibili, anche l'eliminazione degli errori da data entry manuale. Il monitoraggio costante delle procedure è d'altra parte garantito dall'introduzione di controlli di coerenza tra le informazioni inserite, ma la qualità del processo è migliorata notevolmente anche grazie alla responsabilizzazione degli utenti: la tracciatura di ciascun task ha infatti innalzato la soglia di attenzione nella compilazione dei dataset.
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