Come una delle maggiori realtà italiane della distribuzione organizzata ha trasformato la gestione dei fornitori in un processo di creazione del valore

Uno dei principali operatori italiani della Grande Distribuzione Organizzata gestisce un ecosistema particolarmente articolato di fornitori, che comprende sia partner commerciali sia realtà impegnate nell'erogazione di servizi, appalti e subappalti. L'azienda opera attraverso una rete estesa di punti vendita, strutture logistiche e impianti produttivi, coordinando migliaia di fornitori distribuiti su centinaia di categorie merceologiche.
In un contesto di questa complessità, garantire processi efficaci di qualifica, monitoraggio e gestione dei fornitori rappresenta un fattore strategico per assicurare continuità operativa, conformità normativa e riduzione del rischio.

La sfida

L'articolazione della galassia di una delle maggiori realtà italiane della distribuzione organizzate si riflette inevitabilmente nella gestione del proprio ecosistema di fornitori. Un universo estremamente articolato che si divide in due grandi categorie: fornitori commerciali e non commerciali. Si va dalle aziende di marca che conferiscono i propri prodotti per la rivendita ai partner che forniscono semilavorati e materie prime, fino alle organizzazioni che erogano servizi e gestiscono appalti e subappalti.
Nel complesso, l'azienda gestisce circa 6.500 fornitori, distribuiti su oltre 400 diverse merceologie.
Governare una tale complessità e, al tempo stesso, sviluppare processi trasparenti per la qualificazione dei partner significava per l'azienda compiere un importante salto evolutivo: passare da un sistema non strutturato, privo di funzionalità avanzate e di processi di scoring standardizzati, a una piattaforma centralizzata in grado di supportare non solo un albo fornitori strutturato, ma anche un modello di valutazione del rischio oggettivo e misurabile. Un elemento fondamentale per rendere più efficace e consapevole la selezione dei futuri partner.
L'obiettivo dell'azienda, tuttavia, non era semplicemente sostituire gli strumenti esistenti, migrando da un ambiente legacy a una soluzione di mercato. La priorità era ben più ambiziosa: introdurre una nuova metodologia capace di abilitare un workflow di qualifica univoco, tracciabile e condiviso lungo l'intera catena del valore.
Un approccio pensato per ridurre il rischio per l'azienda - e soprattutto per i suoi clienti - garantendo al contempo la capacità di adeguarsi in modo dinamico alla continua evoluzione del quadro normativo.
In quest'ottica, la nuova piattaforma avrebbe dovuto integrarsi in modo nativo con l'ERP e con gli altri applicativi dell'ecosistema aziendale, così da assicurare continuità operativa, evitare duplicazioni di dati potenzialmente dannose e favorire una gestione coerente e centralizzata delle informazioni lungo tutto il ciclo di vita del fornitore.
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L'Approccio

L'azienda si è quindi rivolta a YUBIQ per implementare una soluzione digitale centralizzata progettata per coprire le diverse aree del processo di qualifica, coinvolgendo esclusivamente gli attori che rientrano nel perimetro delle attività di valutazione dei fornitori. La piattaforma si basa su un workflow strutturato di valutazione del rischio che combina questionari, assegnazione di punteggi e meccanismi automatici di scoring. In questo modo, il livello di rischiosità di ciascun soggetto viene identificato in maniera precisa, oggettiva e univoca. Uno degli aspetti più innovativi del sistema è la capacità di adattare il processo di analisi alle caratteristiche del singolo fornitore. Non viene infatti richiesto indistintamente tutto a tutti. In base all'impatto che il partner può avere sulla specifica area di business, vengono valutati KPI e casi particolari, costruendo un percorso di qualifica proporzionato al livello di rischio effettivo.
Il modello distingue inoltre tra strumenti dedicati all'idoneità e strumenti dedicati alla rischiosità. I primi prevedono questionari tecnici finalizzati a verificare il rispetto degli standard richiesti, mentre i secondi consentono di effettuare approfondimenti mirati su aspetti particolarmente sensibili e verticali. Tra questi rientrano, ad esempio, gli ambiti fiscale ed ESG, oggi sempre più determinanti nella valutazione del rischio associato all'assegnazione di appalti e subappalti. Ogni fase del processo è supportata da un monitoraggio continuo. La piattaforma consente infatti di superare una logica di controllo "one shot", evolvendo verso un modello dinamico in grado di individuare e valutare costantemente i rischi legati alle attività svolte nel tempo. Per raggiungere questo livello di granularità nelle fasi di qualifica e contrattualizzazione è stato fondamentale centralizzare l'intero patrimonio documentale. All'interno del sistema convergono non soltanto i contratti, ma anche allegati, eventuali modifiche e tutta la documentazione commerciale correlata. Un'evoluzione che rappresenta un ulteriore passo avanti nel percorso di digitalizzazione dell'azienda e che apre nuove prospettive per il futuro. Tra queste, l'introduzione di contratti nativamente digitali, destinati a rendere ancora più efficiente, tracciabile e integrato l'intero ciclo di gestione dei fornitori.

L'Impatto

Il progetto è partito a maggio 2024, e ha implicato un lungo periodo di analisi preliminare condotto insieme a YUBIQ, che attraverso sessioni di design thinking e workshop ad hoc, ha tradotto le esigenze manifestate dal cliente in una soluzione digitale capace di mettere al servizio dell'organizzazione best practice collaudate.
Grazie a questo approccio, il roll-out e l'adozione della soluzione sono risultati rapidi ed efficaci: ad oggi, infatti, risultano collegati alla piattaforma circa 100 uffici con 600 utenti interni e, sul piano dei fornitori, oltre 9 mila referenti, di cui 1.100 considerati ad alta attenzione. Da quando è stata avviata, d'altra parte, la piattaforma ha già raccolto e valutato circa 300 mila documenti. 
Dal punto di vista operativo, la realtà è quasi arrivata alla fine del percorso di qualifica dei fornitori, che ha implicato il totale rifacimento dello screening effettuato con il vecchio sistema. In questa fase, sono comunque già evidenti diversi benefici. Innanzitutto, l'organizzazione, nel complesso, ha migliorato notevolmente l'efficienza operativa, riducendo le attività manuali e abbattendo drasticamente la ridondanza delle informazioni. Chi si occupa nello specifico di controllo del rischio, invece, può ora avvalersi di criteri oggettivi e strumenti di valutazione continua, che a loro volta abilitano decisioni sempre più consapevoli e un supporto permanente alle attività di qualifica. Ultimo, ma non per importanza, l'azienda dispone adesso di una base dati unica che può essere utilizzata come riferimento aziendale anche in altre aree di business.
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