KION GROUP, movimentare (anche) le informazioni

KION Group, multinazionale tedesca con oltre 33.000 dipendenti in più di 100 paesi e un fatturato di 8 miliardi di euro nel 2018, è leader europeo nella produzione di carrelli (più di 1,4 milioni) e secondo al mondo nello sviluppo di tecnologie per la supply chain e l'automazione dei magazzini, infatti sono oltre 6.000 i magazzini consegnati ai clienti nei sei continenti. Opera attraverso marchi noti come Linde, STILL, Dematic, Baoli, Fenwick e OM Voltas.

La sfida


KION Group, con una lunga storia di innovazioni, punta a diventare una 'double digit company' grazie alla strategia 2027, che pone al centro automazione, digitalizzazione e innovazione. L'azienda sta evolvendo la sua struttura IT e per sostenere questa trasformazione ha deciso di introdurre la posizione del Digital Officer, in grado di guidare il cambiamento.

L'obiettivo è sviluppare un portafoglio di servizi digitali per generare nuovo fatturato. Il CIO di gruppo ha il compito di governare i servizi IT a supporto del business e di rivederne l'architettura per il futuro. Tra le iniziative chiave ci sono la migrazione verso il cloud Microsoft Azure e a Office 365, il rinnovo delle reti globali e la promozione della collaborazione tra team delocalizzati.

Dal 2019 è nata l’esigenza per KION Group di adattarsi all'obbligo della fatturazione elettronica tra privati, con la difficoltà di gestire eccezioni che SAP non è ancora in grado di garantire, come la spedizione via mail a clienti particolari di fatture di cortesia.

"Grazie alla nuova governance è stato possibile condividere le best practice dei team IT a beneficio di tutte le società del gruppo. Un esempio su tutti il servizio per la conservazione digitale a norma sviluppata in STILL insieme a Yubiq." conferma Stefano Tagliabue, Senior Director IT EMEA South East di KION Group.

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L'approccio


KION Group ha una collaborazione decennale con Yubiq, avviata inizialmente con OM Carrelli Elevatori e oggi con STILL, per la gestione documentale integrata con SAP. Questa collaborazione include la postalizzazione delle fatture, la conservazione digitale, i servizi di mailing massivo, il processo di verifica fattura, la fatturazione alle PA, l’archiviazione delle PEC. Grazie ad un altro processo di riorganizzazione avviato nel 2015, che stabilì l’IT come una funzione corporate indipendente dai brand e dai Paesi, è stato possibile costruire delle sinergie tra i vari team IT e le stesse entità legali del Gruppo.


L'obbligo della fatturazione elettronica, introdotta in Italia dal 2019, ha portato KION a scegliere nuovamente Yubiq, la cui soluzione ha consentito di offrire livelli di flessibilità che consentono ai gruppi IT e amministrativi di affrontare i cambiamenti. Il progetto ha unificato i flussi PA e B2B, eliminato lo spesometro e introdotto l'esterometro. In parallelo, la digitalizzazione ha ridotto i processi manuali sulla contabilità fornitori italiani, ma ha anche creato nuove sfide nei flussi Intercompany. Nonostante alcune complessità, KION sta ottimizzando i suoi processi documentali. L'IT del gruppo resta centrale nella gestione e nell'evoluzione di queste soluzioni.

“Sulla parte attiva abbiamo introdotto tutte quelle funzionalità specifiche richieste dal business per una gestione efficace degli eventi restituiti dal sistema di interscambio (SdI), e i criteri chiave di ricerca dei documenti”, spiega Stefano Tagliabue. 

L'impatto


Il progetto ha coinvolto diverse aree aziendali, tra cui amministrazione, contabilità e responsabili dei flussi di business, con l'obiettivo di migliorare i processi tramite nuove tecnologie. Prima della fatturazione elettronica, il Gruppo aveva già una gestione automatizzata delle fatture. Tuttavia, è stato ridotto il processo di dematerializzazione nella contabilità fornitori.

In particolare, è stata minimizzata la gestione dei PDF inviati via mail dai fornitori italiani. La fatturazione elettronica ha unificato i flussi PA e B2B. STILL ha attivo un servizio di archiviazione delle PEC, ma serve un sistema più avanzato per la gestione efficiente delle comunicazioni. Flowee di Yubiq è stato individuato come la soluzione ideale e l'avvio del progetto è previsto per il 2020.

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