Azienda leader nella produzione e nel commercio di caffè digitalizza il Procurement con YUBIQ

Azienda storica, famosa per la qualità e il gusto vellutato del suo caffè ha ampliato la sua offerta con macchine per il caffè, tazzine d'autore e accessori. Focalizzata su innovazione, qualità e sostenibilità ha ottenuto numerose certificazioni.

La sfida


L'azienda ha avviato un progetto di digitalizzazione dei processi di procurement con l’obiettivo di recuperare efficienza. L'obiettivo principale era di permettere ai fornitori di esprimere al meglio il loro potenziale, puntando su collaborazione e dialogo.

La digitalizzazione intrapresa negli ultimi anni ha rappresentato un passo importante verso questo obiettivo. Per supportare questa trasformazione, è stato scelto Yubiq“trovando un partner tecnologico di lunga esperienza che ha saputo ascoltare le esigenze”.

È stato avviato un progetto di largo respiro teso a disegnare processi collaborativi efficaci e semplici da implementare e utilizzare. Questo percorso digitale rappresenta un'evoluzione strategica per l'intera filiera.

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L'approccio


Nel 2018 è stato implementato un portale per digitalizzare le principali fasi del procurement, dall’accreditamento al pagamento. L'anno successivo, è stata introdotta la fatturazione elettronica per migliorare ulteriormente il processo. Nel 2021, l'azienda ha adottato Yubiq Invoice Management, che consente di gestire nuovi task e prassi, migliorando la visibilità sull'ingresso merci e sui servizi, permettendo la verifica automatica tra fattura e ordine di acquisto tramite il three-way match. Ora i fornitori possono controllare le proprie fatture e tempi di pagamento, interagendo direttamente attraverso il portale.

La difficoltà maggiore è stata riscontrata nella resistenza dei fornitori storici, pertanto, per favorirne l'adozione, sono stati avviati programmi di formazione interna e campagne di sensibilizzazione per circa 4.000 fornitori, mostrando i benefici in termini di efficienza.

Dopo il successo in Italia, il progetto sarà esteso anche ad altri country. Il prossimo passo sarà 'introduzione di Yubiq Approval&Seal per centralizzare la gestione delle approvazioni e firme digitali. 

L'impatto


La digitalizzazione con la piattaforma Yubiq ha portato diversi vantaggi: ha reso i processi più semplici da comprendere e utilizzare, permettendo di gestire circa 44.000 fatture all'anno in modo più efficiente; ha ottimizzato e razionalizzato numerose operazioni, aumentando l'efficienza complessiva. Inoltre, l'automazione di compiti ripetitivi ha liberato risorse da dedicare ad attività di maggior valore.

“Yubiq Invoice Management ha permesso di semplificare e velocizzare le interazioni tra tutti gli stakeholder interni ed esterni dell’azienda, contribuendo a consolidare livelli di collaborazione più costruttivi e sostenibili”.

 

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