AUTOGUIDOVIE, un secolo di “corsa” 

Autoguidovie è una storica azienda italiana di trasporto pubblico su gomma, con sede a Milano. Fondata nel 1908 da Alberto Laviosa, l'azienda introdusse un'innovativa motrice che combinava una carrozza ferroviaria con ruote automobilistiche, sostituendo il sistema a cremagliera con un motore diesel. Dopo la Seconda guerra mondiale, negli anni '50 e '60, Autoguidovie visse una rapida espansione, rafforzando sia i servizi pubblici che privati. Oggi l'azienda conta circa 700 dipendenti e una flotta di oltre 500 autobus, con nuovi veicoli in arrivo. Al vertice dell'impresa c'è il presidente Camillo Ranza, esponente della quarta generazione della famiglia fondatrice. 

La sfida

Autoguidovie ha consolidato un know-how informatico che le consente di gestire in modo efficiente servizi fondamentali come la pianificazione del personale e la gestione della flotta. Tra le soluzioni tecnologiche adottate spiccano un datawarehouse aziendale, un sistema AVM per il monitoraggio degli autobus e un sistema di telecamere per garantire sicurezza e controllo sugli incidenti.

“L’innovazione tecnologica è parte integrante del DNA dell’azienda, frutto della visione pionieristica del fondatore, mio nonno Alberto Laviosa” commenta Camillo Ranza, Presidente di Autoguidovie.

Tuttavia, con l’espansione nelle aree di Milano Sud Est e Monza e Brianza nel 2007, la gestione dei documenti cartacei è diventata sempre più complessa e inefficiente. Per affrontare questo problema, nel 2008 Autoguidovie ha scelto Yubiq come partner per dematerializzare i documenti e migliorare la gestione documentale, riducendo il rischio di dispersione di informazioni.

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L'approccio


Dal 2009, Autoguidovie ha digitalizzato circa 8.000 documenti di corrispondenza in entrata e in uscita, quasi 30.000 documenti amministrativi, altri 30.000 relativi al personale, 50.000 verbali e circa 8.000 ordini.

La sfida principale è stata formare i dipendenti sull'importanza di gestire, catalogare e archiviare i documenti ricevuti in modo tempestivo.

Attualmente, sono attive cento utenze che accedono al sistema di gestione documentale, per le quali è stato sviluppato un percorso formativo specifico volto a garantire un utilizzo efficace del sistema. Questo processo è essenziale per mantenere efficienza e precisione nella gestione dei flussi documentali. 

L'impatto


Con il vecchio sistema, Autoguidovie produceva circa mezzo milione di pagine di carta all'anno, di cui 100mila inutilizzate e ogni documento veniva duplicato fino a 15 volte. Il costo stimato per la gestione di una fattura cartacea era di circa 18 euro e il 3% dei documenti veniva archiviato erroneamente. Sebbene sembri una piccola percentuale, il recupero di un documento archiviato male costava circa 120 euro, rendendo evidente la necessità di una soluzione.

Attualmente, con la dematerializzazione, i documenti acquisiti dalle segreterie periferiche sono immediatamente disponibili alla sede centrale e viceversa. Questo sistema garantisce una tracciabilità precisa di chi ha preso visione del documento e quando. Il nuovo approccio ha eliminato duplicazioni e inefficienze, migliorando la gestione documentale e riducendo i costi.

“Oggi non dobbiamo più aprire un faldone per ricercare una fattura, non dobbiamo ricercare tra scaffali impolverati il libro giornale ed i registri iva dell’anno precedente. Anche il cedolino paga è disponibile in formato digitale e soggetto ad archiviazione ottica sostitutiva” conclude Gabriele Pusinelli, Responsabile dei Sistemi Informativi.

 
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