IPER, dematerializzare per innovare i processi 

Il Gruppo "Iper - La Grande I", attivo nel settore GDO, è stato fondato nel 1974 con l'apertura del primo ipermercato a Montebello della Battaglia (Pavia) e nel 1978 ha introdotto un nuovo modello di gestione dei prodotti freschi che ne ha favorito l'espansione. Dopo una collaborazione con il Gruppo Promodes, poi confluito in Carrefour, è tornato completamente in mani italiane negli anni 2000. Nel 2005 ha acquisito la catena Unes, e oggi gestisce 26 ipermercati e circa 230 supermercati diretti e in franchising. 

La sfida


Prima del 2006, il Gruppo "Iper - La Grande I" gestiva manualmente la registrazione e la riconciliazione delle fatture nei singoli punti vendita, con processi frammentati e polverizzati tra ipermercati e sedi logistiche. Ogni punto vendita era completamente autonomo nella gestione documentale, con una successiva archiviazione dei documenti cartacei presso la sede centrale, richiedendo notevoli risorse organizzative. Circa 850.000 fatture venivano gestite annualmente da oltre 120 persone locali, più 15 coordinatori centrali. Con l'espansione nazionale e l'aumento dei documenti, il modello è diventato inefficiente e antieconomico.

Nel 2006, l'azienda ha avviato un progetto di dematerializzazione per migliorare l'efficienza e ridurre il carico amministrativo. Il nuovo sistema ha centralizzato le attività, permettendo un controllo più efficace e una gestione ottimizzata dell'IVA. Questo cambiamento ha richiesto il disaccoppiamento di processi interni e la collaborazione con entità esterne. 

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L'approccio


Per garantire una gestione omogenea del progetto, "Iper - La Grande I" ha nominato un program manager e un team dedicato per monitorare i progressi e i risultati economici.  

Nel 2007, è stato implementato il sistema di gestione documentale di Yubiq, integrato con la piattaforma amministrativa esistente. Il sistema digitalizza e indicizza le fatture cartacee, con una spinta verso la digitalizzazione in formato PDF ed EDI. Questo ha semplificato la registrazione delle fatture e ridotto il debito IVA accumulato precedentemente. La piattaforma, accessibile via web, si è integrata con il sistema SAP, migliorando l'efficienza del back-office. Le interfacce native tra i sistemi documentali e SAP hanno accelerato lo scambio di dati. Inoltre, i processi di calcolo sono stati spostati in batch notturni, aumentando l'efficienza giornaliera.  

Tra il 2012 e il 2013 è stato inoltre realizzato il progetto di digitalizzazione e conservazione digitale dei libri contabili, riducendo ulteriormente la gestione inefficiente dei documenti cartacei. 

L'impatto


La verifica delle fatture ha subito un miglioramento significativo, passando dal 50% al 75% di automazione, eliminando la necessità di intervento manuale per oltre 800.000 fatture l'anno. Questo sistema è stato esteso dalla gestione degli acquisti diretti alla logistica e al back office, ottimizzando anche le transazioni intercompany. La gestione centralizzata delle relazioni con i fornitori ha reso più efficiente il processo di risoluzione dei contenziosi.  

Il personale dedicato alla gestione delle fatture è stato ridotto a circa 30 persone, liberando risorse per altre attività nei punti vendita e aumentando la trasparenza gestionale. Sono stati risolti problemi legati a listini non conformi e incongruenze nei documenti, migliorando la puntualità dei pagamenti ai fornitori.  

La digitalizzazione e la conservazione digitale a norma dei libri contabili ha ulteriormente ridotto l'inefficienza della gestione cartacea.  

In futuro, l’azienda mira a migliorare la gestione delle fatture attive, circa 400.000 l'anno e a uniformare la gestione delle fatture passive per i supermercati Unes, già integrati nel sistema amministrativo unico. 

 

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