Azienda italiana leader nell'industria farmaceutica
Orchestrare in digitale il ciclo di vita del contratto

Moderna multinazionale con una forte presenza della famiglia fondatrice. Opera nei settori chimico e farmaceutico in Europa, Stati Uniti e Asia ed ha unità produttive in Italia, Svizzera, Francia, Cina e Brasile, con 23 filiali in diversi paesi, tra cui Sud America, Europa e Asia. Negli ultimi anni, sta orientando il core business verso lo studio di trattamenti per malattie respiratorie su patologie rare.

La sfida


Il 90% dei contratti gestiti sono afferenti al mondo pharma. Come per ogni realtà regolamentata, questo ne aumenta notevolmente la complessità di gestione tenuto conto della numerosità degli attori coinvolti. 1500 contratti annui gestiti in tutto il mondo, soggetti a lavorazione da parte di differenti direzioni aziendali; contratti gestiti in origine principalmente via mail o in cartaceo, con elevati margini di errore.

La ricerca di una soluzione digitale integrata che combinasse la gestione documentale con funzionalità di reportistica e gestione dei processi complessi ha portato l’azienda a scegliere la soluzione di Contract Management basata sulla piattaforma Yubiq. Yubiq è in grado di combinare la gestione di elementi di workflow, dati, di tutta la fase di document composition e collaborazione tra i diversi utenti integrandosi con i dispositivi di firma elettronica.

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L'approccio


La prima fase di implementazione, conclusa nel 2018 per la parte globale e nel 2019 per le affiliate, ha comportato una riorganizzazione dei documenti e della modulistica, nonché la definizione dei flussi di validazione: il processo in questione ha permesso di gestire i vari contratti tramite la definizione dei flussi approvativi specifici per ogni tipologia di contratto e la gestione delle eccezioni. Inoltre, la tracciatura ha dovuto rispettare i parametri dell'FDA per il settore farmaceutico. La mappatura delle clausole specifiche per determinate funzioni ha consentito di standardizzare i contratti includendo gli elementi più significativi. Il sistema ha permesso di definire anche il flusso di approvazione in base alla tipologia del contratto o ai ruoli coinvolti. L’esigenza di tracciare anche tutte le approvazioni è stata rispettata.

Nel 2022, è stata introdotta la firma elettronica integrata con Yubiq.

Attualmente è in corso un progetto di integrazione con l'ERP, che consentirà di collegare il flusso contrattuale dalle richieste di acquisto (RDA) agli ordini di acquisto. Questo migliorerà l'efficienza del ciclo passivo, rafforzando le policy e la governance relativa ai contratti, nonché la gestione degli aspetti economici, del budget e degli ordini di acquisto.

L'impatto


La soluzione scelta ha soddisfatto tutte le esigenze aziendali, facilitando la visualizzazione dello stato delle pratiche, l'identificazione degli approvatori, la generazione di report e la creazione di viste personalizzate per gli utenti.

Il sistema gestisce circa 1500 contratti all'anno, raccogliendo 3.600 dossier, tutti facilmente ricercabili grazie a una funzione di ricerca avanzata.

Il percorso verso un processo di gestione dei contratti più efficiente e sicuro dimostra come l'innovazione tecnologica possa trasformare le pratiche aziendali. Grazie a un approccio strutturato ed integrato e alla scelta di soluzioni tecnologiche avanzate, è migliorata significativamente la gestione dei contratti, riducendo i rischi e aumentando l'efficienza operativa.

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