GRUPPO ENEL, la fattura come motore di valore

Il Gruppo Enel nasce in Italia nel 1962 con il nome di Ente Nazionale per l'Energia Elettrica con lo scopo di unire in un unico veicolo societario la quasi totalità delle attività di generazione, trasmissione e distribuzione di energia elettrica nel Paese. Negli ultimi anni Enel si è trasformata in una realtà multi-country presente in oltre 40 Paesi. 

La sfida

Essere una realtà multi-country aggiunge complessità ai processi amministrativi, parte dei quali è affidata in outsourcing. Per affrontare questa sfida, l'azienda ha avviato un delicato percorso di omogeneizzazione e standardizzazione, tenendo conto dei vincoli settoriali e delle rigorose verifiche delle autorità di riferimento. Per il Gruppo Enel, la digitalizzazione è cruciale per garantire efficienza e flessibilità.

Il Procurement ha evoluto i processi integrando la gestione delle gare e dei contratti con SAP, eliminando le fatture cartacee e semplificando la contabilizzazione. L'obiettivo del progetto richiesto era digitalizzare l'intero ciclo di vita dei fornitori, garantendo una gestione trasparente e integrata fin dall'inizio. Nato dall'esigenza di snellire il processo di acquisizione delle fatture, il progetto chiedeva di incorporare elementi come la segregation of duties e le policy di gruppo.

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L'approccio


Rosario Farina, Responsabile Contabilità Generale Country Italy e Responsabile dei Progetti Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale, ricorda che Enel ha “avviato la digitalizzazione di tutto il patrimonio documentale già nel 2009 partendo, come è logico, dall’Italia e poi prevedendo di diffondere anche all’estero lo stesso approccio”.

Per soddisfare le esigenze del processo di acquisto, è stata adottata una piattaforma di procurement avanzata, basata sulla tecnologia JAGGAER e supportata dal sistema di gestione documentale e dei processi Yubiq. Il progetto ha coinvolto la funzione AFC, permettendo ai fornitori di digitalizzarsi già dalla fase di iscrizione alla gara. Una volta qualificati, i fornitori partecipano alla gara e stipulano il contratto, che viene poi integrato nell'ERP. Il sistema assicura un flusso digitale continuo fino alla fase di fatturazione, garantendo una gestione uniforme e una governance globale, con possibilità di personalizzazioni locali. 

L'impatto


L'obiettivo iniziale del procurement è stato superato, passando da un semplice portale contrattuale a una gestione trasparente del rapporto con i fornitori. Attraverso una piattaforma integrata, i fornitori possono monitorare le fatture, i pagamenti e gestire l'IBAN, garantendo una continuità fino alla fase di fatturazione. L'informazione certificata a monte è valida per tutti i processi a valle, permettendo ai fornitori di avere una visione completa e di ricevere da Enel proposte di compilazione delle fatture, inserendo solo i dati mancanti.

“Ecco che abbiamo una governance non solo dichiarata ma anche esercitata e un rapporto digitale omogeneo con ricadute positive anche per la digitalizzazione degli attori della value chain e di ritorno su di noi, tutti parte di un unico ecosistema”, afferma Rosario Farina.

Con la disponibilità di tutte queste informazioni in formato digitale, Enel sta valutando l'integrazione del process mining per individuare inefficienze, eccezioni e altre criticità nei processi aziendali. Parallelamente, si sta esplorando l'implementazione di un sistema di confirming, attraverso il quale una fattura potrebbe diventare automaticamente auto liquidante al momento dell'emissione. 

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