Il framework richiedeva che ogni disposizione fosse facilmente accessibile ai destinatari, che dovevano conoscerla e rispettarla. Ogni fase del processo di emanazione doveva essere tracciata, con particolare attenzione agli aspetti di validazione e approvazione. Un aspetto critico era l'identificazione delle versioni vigenti delle norme, essenziale per mantenere la conformità.
L' approccio
Eurovita ha valutato vari applicativi di Business Process Automation, optando per la RIN (Redazione Integrata della Normativa) di Yubiq.
La scelta si è basata su facilità d’uso, con strumenti evoluti come Microsoft Word che permettono l’inserimento di tag per classificare i documenti e facilitare la ricerca semantica. Un altro criterio è stata la velocità di implementazione, che include il motore di redazione, workflow approvativo e un portale di fruizione. Il sistema consente anche la segmentazione dei destinatari e la tracciatura delle letture delle normative. Ogni passo del processo di redazione e approvazione, fino alla pubblicazione, è tracciato e validato tecnicamente a più livelli. Il database memorizza tutte le versioni delle norme, con i rispettivi periodi di validità. L’applicativo è stato integrato con Active Directory e la Intranet aziendale. Il progetto ha richiesto circa 5 mesi per l’implementazione, con sfide legate alla personalizzazione dell’iter autorizzativo.
L' Impatto
L'applicativo RIN consente al Team di Organizzazione, attraverso un cruscotto, di monitorare lo stato di avanzamento delle pratiche normative di Eurovita. Infatti, il processo di redazione delle normative in Eurovita è coordinato dal gruppo di Organizzazione, che garantisce la coerenza dell'impianto legislativo aziendale e si occupa di strutture organizzative e norme di processo.
L’integrazione con ActiveDirectory facilita la gestione dei profili nelle modifiche organizzative. Funzioni di ricerca semantica e tag migliorano l’accesso e l’aggiornamento della documentazione. In futuro, si prevede di migliorare il portale di consultazione, sia graficamente che in termini di funzionalità.
