È stato avviato un progetto di largo respiro teso a disegnare processi collaborativi efficaci e semplici da implementare e utilizzare. Questo percorso digitale rappresenta un'evoluzione strategica per l'intera filiera.
L' approccio
Nel 2018 è stato implementato un portale per digitalizzare le principali fasi del procurement, dall’accreditamento al pagamento. L'anno successivo, è stata introdotta la fatturazione elettronica per migliorare ulteriormente il processo. Nel 2021, l'azienda ha adottato Yubiq Invoice Management, che consente di gestire nuovi task e prassi, migliorando la visibilità sull'ingresso merci e sui servizi, permettendo la verifica automatica tra fattura e ordine di acquisto tramite il three-way match. Ora i fornitori possono controllare le proprie fatture e tempi di pagamento, interagendo direttamente attraverso il portale.
La difficoltà maggiore è stata riscontrata nella resistenza dei fornitori storici, pertanto, per favorirne l'adozione, sono stati avviati programmi di formazione interna e campagne di sensibilizzazione per circa 4.000 fornitori, mostrando i benefici in termini di efficienza.
Dopo il successo in Italia, il progetto sarà esteso anche ad altri country. Il prossimo passo sarà 'introduzione di Yubiq Approval&Seal per centralizzare la gestione delle approvazioni e firme digitali.
L' Impatto
La digitalizzazione con la piattaforma Yubiq ha portato diversi vantaggi: ha reso i processi più semplici da comprendere e utilizzare, permettendo di gestire circa 44.000 fatture all'anno in modo più efficiente; ha ottimizzato e razionalizzato numerose operazioni, aumentando l'efficienza complessiva. Inoltre, l'automazione di compiti ripetitivi ha liberato risorse da dedicare ad attività di maggior valore.
“Yubiq Invoice Management ha permesso di semplificare e velocizzare le interazioni tra tutti gli stakeholder interni ed esterni dell’azienda, contribuendo a consolidare livelli di collaborazione più costruttivi e sostenibili” .
